On le sait bien, dans les entreprises calquées sur les schémas traditionnels, le travail planifié de manière hiérarchique persiste. Loin d’être obsolète, cette organisation n’est plus suffisante. En effet, elle ne permet plus de faire face aux transformations récurrentes qui déstabilisent les entreprises.
Il faut dorénavant s’ajuster à cette nouvelle ère en mettant la collaboration au cœur de la productivité. Afin de faciliter la communication interne et d’améliorer les performances, les outils collaboratifs appuient l’activité quotidienne des travailleurs. Leur présence s’inscrit donc dans la réinvention de l’organisation, en y apportant une plus grande agilité.
Quels impacts sur les entreprises ?
01. L’organisation
Si les outils collaboratifs ont le pouvoir de changer les organisations, c’est parce qu’ils servent de facilitateurs. Tout d’abord, ils symbolisent l’initiative de procéder à un changement profond des valeurs et dynamiques des entreprises. Ensuite, ils apportent l’innovation en instaurant une logique collaborative. L’utilisation de ces moyens est donc une valeur ajoutée pour l’entreprise.
02. La collaboration
Au delà de la simple coopération où chacun réalise sa tâche de son côté, les outils collaboratifs permettent un travail engagé autour des projets. De ce fait, chaque acteur interagit et s’implique davantage. Ces outils permettent également d’améliorer la prise de décision et resserrent le lien entre les différents départements de l’entreprise.
03. L’information
Le manque de communication entre les départements freine la productivité. Éléments clés de l’innovation, l’accessibilité permanente et la gestion de l’information sont pourtant décisifs pour la compétitivité. Ainsi, lorsque l’information circule de façon instantanée et permanente (via les applications mobiles notamment), les salariés se sentent d’avantage intégrés dans l’organisation de l’entreprise.
04. Les ressources humaines
Utiliser des plateformes collaboratives apporte des bénéfices humains. En effet, les outils collaboratifs permettent de digitaliser les processus de gestion des ressources. Il permettent également de revaloriser le facteur humain en le mettant au centre de la dynamique de l’entreprise.
Sans oublier…
05. Le travail à distance
Le télétravail est en plein boum et son pic est loin d’être atteint. Les outils collaboratifs jouent un rôle essentiel dans ce phénomène. Ils réduisent la distance physique entre les bureaux et les télétravailleurs. Pour y parvenir, de nombreuses fonctionnalités existent : discussions, travail instantané, applications mobiles accessibles partout et à tout moment… Cela est notamment appréciable pour les organisations géographiquement dispersées.
06. Les réunions
En absence d’une vision globale des activités, certaines entreprises organisent des réunions plusieurs fois par semaine. Mis bout à bout, cela représente des heures passives de travail. Or, il s’agit là de temps précieux perdus car la concurrence impose un rythme soutenu pour rester compétitif. En priorisant la centralisation et l’unicité des données, les outils collaboratifs offrent un gain de temps pour gagner en efficience.
07. Les emails
La messagerie professionnelle ne permet pas de partager les informations dans le cadre du travail en mode projet. Que dire du temps perdu à rechercher un mail important reçu il y a 15 jours ? C’est un vrai sport au quotidien pour s’y retrouver ! Heureusement, les outils collaboratifs possèdent des fonctionnalités organisationnelles (chat instantanée, FAQ, forums…). Grâce à cela, il est possible de travailler efficacement sans être pollué(e) par l’information de masse.
Conclusion
Les outils collaboratifs traduisent le changement profond des valeurs entrepreneuriales désormais axées sur l’échange, l’interaction et l’agilité. Ils facilitent la gestion des processus afin de gagner en compétitivité.
Impliquer les salariés dans les projets et stimuler leur participation en mettant à leur disposition un outil collaboratif, c’est développer leur esprit entrepreneurial et leur engagement pour la croissance de l’entreprise.
Si vous êtes convaincu(e) de l’importance des outils collaboratifs, la team maestroPROJET ® se fera un plaisir de vous apporter des informations supplémentaires à ce sujet.
