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QUESTION : Quel est l’état actuel de votre boîte mail ? — maestroPROJET (@maestroPROJET) August 22, 2019

Votre entreprise souffre d’infoxitation ? Pas étonnant, et elle n’est pas la seule dans ce cas.  Nous vivons tous  dans une ère digitale que la dictature du clic gouverne et les entreprises ne sont pas en reste.  Cette surcharge d’information est un véritable générateur de stress dans l’entreprise. C’est même l’une des principale cause de désorganisation. Tout au long de la journée, les boîtes mail de tous les salariés sont bombardées d’informations : communiqués, communications interpersonnelles, publicités de toutes sortes…. En effet, depuis l’arrivée de l’ère digitale, les canaux de communication se sont multipliés. Gérer ces flux devient un véritable challenge ! Ainsi, lorsque l’infobésité touche votre entreprise, cela signifie qu’il faut tirer la sonnette d’alarme. La plupart du temps, il apparaît que l’absence de communication ou une communication interne peu efficace peut être la cause du dysfonctionnement de l’entreprise. Pourtant, il arrive  que cette communication soit en surdose et dispersée de toutes parts causant ainsi l’enraiement des systèmes d’information .

Comment détecter si votre entreprise souffre d’infobésité ?

La première étape à suivre pour protéger votre entreprise est de détecter les facteurs en cause. Nous avons établit une liste non exhaustive des signes que votre entreprise est en surchauffe : 

1. 1.  Les employés se plaignent de manquer certaines informations importantes ;
   2. Certaines informations pouvant être traitées par téléphone ou face à face sont envoyées par mail ;
   3. Vous avez régulièrement plus de 3 onglets ouverts sur votre ordinateur lorsque vous travaillez ;
   4. Il vous arrive de terminer un appel téléphonique avec votre interlocuteur puis de lui envoyer un mail juste après ;
   5. Les salariés sont tenus d’être joignables à tout moment en cas d’urgence professionnelle ;
   6. Le temps passé à traiter l’information diminue votre temps de travail ;

 

Comment agir ?

1. 1. Stop aux crises boulimiques : cessez de consommer des volumes d’information trop importants dans une seule journée.
   2. Sélectionnez chaque information en fonction de vos priorités.
   3. Adoptez des outils collaboratifs qui centralisent l’information et la restructure de façon à ce quelle soit facilement réutilisable.
   4. Favorisez des espaces de travail plus conviviaux pour faciliter la communication (bureaux ouverts, machines à café, espace de détente…).
   5. Des réunions de travail  régulières améliorent la communication, mais évitez l’excès.
   6. Chaque service doit prioriser et hiérarchiser les informations qui circulent en son sein.
   7. Privilégiez la communication physique, montrez plus de disponibilités pour vous collaborateurs.
   8. Il est recommandé de consulter vos messages à des heures horaires fixes.