Étape 1 : l’évaluation des coûts du projet

La première étape de budgétisation d’un projet consiste à l’évaluation des coûts que celui-ci entraînera. C’est un passage obligatoire mais il n’empêche que l’opération reste délicate. L’objectif sera d’anticiper les besoins en compétences et en ressources. Il faudra donc lister et calculer le coût des ressources : humaines, matérielles, techniques etc… qu’elles soient directes ou indirectes. Cette étape doit être la plus détaillée et la plus exhaustive possible, l’estimation devra quant à elle être très précise même si certains coûts ne sont que prévisionnels. En effet, en cas de surestimation, le projet peut être abandonné alors qu’il présentait une bonne rentabilité et dans le cas inverse, si celui-ci est sous-estimé, l’enveloppe budgétaire en prendra un coup.

Grâce à ses fonctionnalités, maestroPROJET vous permet de lister l’ensemble des coûts prévisionnels, de les détailler et de les classifier rapidement :

• affectation des ressources
• saisie des temps
• saisie des coûts
• importation des factures

Etape 2 : la budgétisation

Une fois tous les coûts pris en compte, il en ressortira le budget nécessaire à la réalisation du projet. C’est à cette phase que la rentabilité du projet va pouvoir être estimée.  Cette estimation doit être la plus fiable possible, toutefois il faut prendre en compte le fait qu’elle évoluera tout au long des étapes du projet et de l’avancement des parties prenantes. La budgétisation doit donc être flexible par rapport à l’activité et à la charge de travail. Etablir un budget prévisionnel est l’unique manière de crédibiliser le projet. Mais le budget prévisionnel est également un outil  de prise de décision, et surtout un moyen de prévision et de contrôle afin que les responsables soient toujours en alerte et puissent procéder aux ajustements avec réactivité.

En utilisant maestroPROJET, vous pourrez donc avoir le contrôle sur tous les processus de budgétisation pour une prévision plus précise et une justification de la valeur des projets :

• planification
• suivi des temps
• estimation des charges
• estimation des coûts
• calcul automatique des coûts réels
• gestion des risques

Etape 3 : la maîtrise des coûts

Maîtriser les coûts, c’est anticiper et mesurer la performance d’un projet par rapport aux budgets. C’est la première priorité des managers de projet et un enjeu crucial pour la compétitivité de l’entreprise. Grâce à un pilotage dynamique, il est possible de réduire les coûts. Cette démarche de maîtrise doit être collective de façon à ce que les acteurs opérationnels puissent se sentir plus concernés par la concrétisation des objectifs.

MaestroPROJET permet un optimisation continue des budgets et un suivi en un coup d’œil. La solution vous permet de mieux comprendre la performance de chaque projet et de remonter à la source des éventuelles anomalies afin de détecter les pistes d’améliorations pour ensuite prendre des mesures efficaces :

• suivi des écarts
• dépenses réelles
• dépenses ré-estimées
• reporting
• export