La vidéoconférence (visioconférence) et la web conférence sont au cœur de l’actualité liée au contexte causé par l’épidémie Covid-19. Suite aux innombrables craintes qui déferlent sur internet et qui concernent les risques liés à la protection des données et les failles constatées sur certaines solutions leaders américaines, les entreprises françaises devraient privilégier une solution français capable d’apporter d’une part un cadre de travail adapté au télétravail, et d’autre part la possibilité de communiquer efficacement en vidéoconférence de manière plus sécurisée.

Nous avons sélectionné pour vous les 3 raisons qui permettent de comprendre pourquoi la solution maestroPROJET pourrait être la solution idéale pour adopter les bonnes pratiques relatives aux activités en télétravail. 

Une architecture fonctionnelle adaptée au télétravail

Disposer d’une solution qui ne sait que faire des réunions sans que les sujets de ces réunions ne soient centralisés au sein d’un outil collaboratif ne permet pas de travailler efficacement, surtout dans le cadre actuel en télétravail : les salariés n’ont pas forcément une connexion réseau optimale, dans certainement entreprises ces derniers travaillent avec des outils bureautiques qui ne permettent pas de partager efficacement les informations en temps réel et en mode projet.
Dans le contexte actuel, vous trouverez votre bonheur dans les services collaboratifs inclus gratuitement la visioconférence et la web conférence que propose la solution maestroPROJET à adopter en télétravail.

Vous bénéficiez des services 100% offerts par les technologies de communication en visioconférence et web conférence, sécurisée dans un réseau privé français. Il est possible d’avoir des salles de conférence, faire des réunions en visioconférence ou audioconférence, du chat en ligne. Vous pouvez faire des partages d’écrans et présenter vos documents.
La visioconférence est très simple à utiliser en mode projet. Elle ne nécessite aucun matériel spécifique mais tout simplement un navigateur web récent (Firefox, Chrome, Brave).

L’organisation pour communiquer en télétravail

En télétravail se pose la question de l’organisation des activités, l’affectation des tâches, la disponibilité des informations partagées, leur accessibilité et cela même depuis un téléphone mobile. Aussi, comment procéder pour suivre l’avancement des travaux des collaborateurs sans que ces derniers ne le perçoivent comme un acte de surveillance.

Ces interrogations montrent les limites de la visioconférence ou web conférence utilisés en télétravail sans être couplés intégralement avec une solution qui va organiser le travail collaboratif et permettre de communiquer en toute sécurité.

Une solution collaborative va simplifier le quotidien professionnel en télétravail de tous vos salariés. Au niveau organisationnel, la planification des travaux, la constitution des équipes projets, la répartition des tâches, toutes les informations utiles qui apportent de la visibilité sur vos activités en télétravail et de leurs organisations (en mode Saas en Cloud et via une application mobile). Vous pourrez utiliser la vidéoconférence et web conférence à bon escient. Par exemple vous n’aurez plus besoin de relancer vos collaborateurs pour obtenir des informations sur l’avancement des travaux qu’ils ont effectué en télétravail, le système le fait pour vous et vous serez informé(e).

La solution maestroPROJET intègre des fonctionnalités de saisie des temps sur les tâches réalisées. Chaque acteur peut estimer l’avancement de ses travaux. Ainsi les responsables de projet, les chefs de projet ou chefs de chantier peuvent consulter les informations à tout moment, même depuis un téléphone portable. Les données de suivi de l’avancement sont consolidées en temps réel à tous les niveaux (programme, projet, chantier). Cela produit un gain de temps considérable car les rapports d’activité en télétravail sont dématérialisés, donc générés automatiquement. Un gain de temps précieux pour les salariés. Autre exemple, la solution maestroPROJET offre la possibilité de réaliser des comités de direction, de pilotage.

Dans ce cadre, la vidéoconférence et la web conférence intégrés dans la solution collaborative maestroPROJET trouvent leur légitimité. Vos collaborateurs seront donc plus efficaces en ayant à disposition une solution qui regroupe la vidéoconférence, la web conférence et les informations en rapports avec leurs organisations et activités. C’est bien la somme de ces différents outils qui permet aux salariés de collaborer, d’échanger efficacement et surtout d’utiliser la vidéoconférence et le web conférence de manière productive.

La sécurité des données

Les spécialistes de la sécurité informatique ont mis en garde les entreprises sur les risques auxquels elles s’exposent en utilisant les solutions leaders de la visioconférence du moment, qui ne protègent pas suffisamment vos données. Nous en avions déjà parlé dans un précédent article, les risques liés à données sont bel et bien réels et les enjeux toujours plus importants pour les entreprises françaises. 

Dans le contexte actuel, il ne faut surtout pas vous précipiter, s’orienter vers les solutions les plus médiatisées n’est pas raisonnable. Aussi un grand nombre d’utilisateurs se sont rués vers les plateformes en ligne qui offrent des services gratuits pour échapper aux failles de sécurité décelés dans ces solutions leaders. Mais n’oubliez pas que vous êtes une entreprise et avez des obligations et engagements concernant la protection des données de vos salariés.

Vous êtes comme toute entreprise concerné par la concurrence de votre secteur d’activité, et n’êtes donc pas à l’abri de l’espionnage industrielle en souscrivant à des services qui hébergent vos données à l’étranger.
Pour mieux protéger vos données d’entreprise tout en utilisant une solution de visioconférences et de web conférences, il est préférable de travailler depuis un réseau privé et isolé du grand public.

Notre solution de visioconférence, intégrée dans maestroPROJET, comporte « une brique française » qui permet une communication instantanée, de réaliser des appels audio et vidéo et de partage d’écran. La meilleure des sécurités est celle qui permet de chiffrer vos données de communication au sein d’une solution collaborative englobant d’autres sécurités en rapport avec les fonctionnalités que vous pourrez exploiter.