À quand remonte la dernière fois que vous avez pensé à la priorisation et à son importance dans la gestion du temps ? Généralement, ce n’est pas la première chose à laquelle on pense et c’est pourtant ce que nous faisons tous les jours. Lorsque l’on manque de temps, on privilégie logiquement ce qui est indispensable au détriment de ce qui est moins prioritaire.
Lorsque vous devez traiter un élément urgent, il prend immédiatement le pas sur la pile de tâches que vous aviez prévu pour la journée.
Au final, au travail, vous vous retrouverez constamment à hiérarchiser vos tâches. A faire le tri pour savoir quelle information va être traitée en priorité et va retenir votre attention.

On le comprend bien, hiérarchiser les choses et allouer intelligemment votre temps est une compétence indispensable pour gérer au mieux votre temps et avancer dans vos projets. Si pour autant vous n’avez aucune notion à la gestion du temps et des priorités, alors cet article est fait pour vous.

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Gestion du temps et des priorités : la liste des tâches

Pour vous organiser et gérer votre temps au mieux, vous devez prendre connaissance de l’intégralité de vos tâches. Lorsque l’on a que quelques tâches c’est très simple de s’en souvenir. Mais si vous devez gérer un flux important de tâches qui ne cesse de se renouveler, il vous faut les lister.

Mais tout de même, nous sommes en 2020 ! Vous n’allez bien évidemment pas tout lister sur une feuille de papier (sauf si vous avez du temps libre, mais si vous êtes là c’est plutôt l’inverse).
Dans tous les cas, avec maestroPROJET, vous définissez la priorité de chaque tâche au moment de la créer. Ensuite, vous pouvez changer cette priorité au fur et à mesure de son évolution dans le temps. Votre liste de tâche apparaît alors et vous pouvez en 1 clic la réordonner par ordre de priorité.
Prenez connaissance de toutes vos tâches, en cours, en suspend ou celles à venir. Il vous faut avoir une vue d’ensemble de votre charge actuelle. Cette vue d’ensemble doit comprendre vos tâches et celle de votre équipe.

Vous ne pouvez pas réaliser une tâche sans vous assurer d’avoir pris connaissance de toutes les tâches restantes et de leurs délais associés.
Vous pouvez même découper vos tâches en sous-tâches pour votre organisation personnelle, dans ces cas là, utilisez le bloc note de maestroPROJET et définissez votre code couleur en fonction de vos priorités.

Maîtriser son organisation avec maestroPROJET

MaestroPROJET permet de suivre la progression des tâches en temps réel, un élément indispensable pour revoir les priorités au fur et à mesure de l’évolution des projets. La gestion du temps et des priorités est constamment en adaptation à l’avancement de l’équipe et des tâches. Pour autant, une priorisation intelligente permet une gestion du temps efficace et c’est la clé de la réussite du projet.

Imaginez un peu, si tous les collaborateurs faisaient ce qu’il faut au bon moment, plus de temps perdu ! Si chacun connaissait ses priorités alors les délais auraient plus de chance d’être respectés. Si votre collègue accordait enfin un peu de temps au nouveau projet plutôt qu’à répondre à des mails non importants peut être que le projet avancerait. Au final, tout ce qu’il faudrait à cette collègue c’est un outil qui lui facilite la tâche.

Gestion du temps et des priorités : la matrice Eisenhower

Une méthode bien connue pour classer et hiérarchiser vos tâches est d’utiliser la matrice d’Einsenhower. 

Cette répartition se fait selon l’importance et l’urgence de la tâche. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de connaître toutes les tâches et de mesurer les enjeux.
Avec maestroPROJET, vous avez la possibilité de mesurer l’impact (et donc l’importance) d’une tâche et d’informer les délais (et donc l’urgence). Ces fonctionnalités permettent  de décortiquer chaque tâche de manière pratique et semi automatisée. Aussi c’est le meilleur moyen d’ordonner et de prioriser rapidement votre travail.

Vous comprenez donc : priorité à l’urgence et à l’importance. Mais alors, comment définir l’urgence ou l’importance ?
Tout d’abord, il faut analyser en quoi consiste chaque tâche et déterminer la charge de travail nécessaire pour chaque élément. Cela vous donnera une idée du temps que prendra chaque tâche.
A hauteur d’un projet, il faut essayer de déterminer l’avancement que cette tâche permettrait de prendre sur le projet, son impact sur la réalisation du projet et les moyens nécessaires à sa mise en place afin d’anticiper les ressources nécessaires. Quant à l’urgence, les délais et les livrables permettront de l’estimer.

Le principe de Pareto

La dernière chose à connaître pour mieux gérer son temps et ses priorités, c’est le principe de Pareto. Le principe de Pareto est également connu comme la règle des 80/20. Ce concept se base sur l’observation que pour une situation donnée, 80% des résultats obtenus proviennent de 20% des efforts réunis.

Pour la gestion du temps et des priorités, ce principe peut être appliqué au travail. (Aucune mauvaise interprétation, on ne demande pas aux employés de ne plus travailler ahah ! ).
Ce qu’il faut comprendre c’est qu’en tant que manager, il est normal que vous recherchiez les moyens les plus rapides et les plus efficaces pour lancer les projets. Parfois c’est en utilisant des diagrammes de Gantt, des organigrammes et les méthodes de planification qui vous sont propres.

Bien que le ratio ne soit pas toujours de 80 à 20, il existe un ensemble de tâches essentielles qui génèrent une quantité conséquente de travail et sont indispensables à la réussite du projet. Ces tâches sont donc à prioriser et ce sont elles qui doivent mobiliser le plus du temps dont vos collaborateurs disposeront.

Comment réussir la gestion du temps et des priorités ?

En résumé, ce qu’il faut retenir est que la gestion du temps et des priorités ne peut être réussie que si vous suivez ces étapes :

• listez toutes les tâches (maestroPROJET)
• analysez l’importance et l’urgence de chaque tâche
• identifiez les tâches stratégiques selon le principe de Pareto
  déterminez les priorités du projet
• constituez votre planning selon les classifications précédentes
• ajustez votre planning quotidien selon les urgences