Qu’est-ce qu’un budget de projet ?

Sans connaissance et maîtrise du budget, un projet peut au pire être suspendu ou au mieux arriver péniblement à son terme sans garantir la qualité de son résultat ou produit. D’où l’importance de rappeler ce qu’est le budget d’un projet.
Un budget de projet correspond à l’ensemble des coûts nécessaires à la réalisation d’un projet. Ces coûts sont projetés sur une période de temps définie. Le budget du projet comprend un ensemble de coûts directs et indirects, des coûts fixes et variables, de la main-d’œuvre, des matériaux, déplacements, licences et tout ce qui peut avoir un impact sur les dépenses de votre du projet.

Pour autant, le budget n’a rien d’un document statique. Il doit être revu et évalué tout au long du projet. En fait, le budget est le moteur qui anime le financement de votre projet mais c’est aussi un instrument de contrôle qui permet de mesurer la performance de votre équipe. Alors pouvoir le gérer et le suivre est indispensable.

Comment gérer le budget pour un projet

La budgétisation de votre projet est une étape clé pour répondre à l’ensemble des besoins financiers pour le réaliser. Vous devez vous assurer que le budget de votre projet soit élaboré minutieusement sous tous les aspects. Dans l’ensemble, une bonne budgétisation doit suivre les étapes suivantes : 

ETAPE 1 : Consulter les expériences capitalisées

Les projets précédents que vous avez réalisés sont la première source d’inspiration que vous devez utiliser pour estimer votre budget. Le fait de revenir sur des projets similaires et d’étudier leurs budgets est un excellent moyen de prendre une longueur d’avance sur la construction du de votre budget. Consultez les bilans des anciens projets pour mieux anticiper les besoins de vos nouveaux travaux en termes de ressources notamment. Utilisez ces données historiques pour apprendre de vos réussites et de vos erreurs. Vous pouvez même découvrir comment vos équipes ont réagi aux changements par le passé afin de maîtriser leur budget. Toutes les données capitalisées doivent servir à cela.                     

ETAPE 2 : Estimer les coûts (Budget prévisionnel)

Faites une estimation la plus réaliste des coûts. A coup de devis, et de formules mathématiques, ne réalisez pas cette étape à moitié. Il est important de prendre en compte dans ces estimations les facteurs externes et internes et prévoir les imprévus. Organisez des réunions avec votre équipe projet et découvrez le temps dont elle aura besoin pour terminer chaque étape du projet.

Une fois que vous avez identifié la durée du projet, déterminez le modèle de tarification approprié (méthode PERT aussi nommée méthode de PERT à 3 points, méthode analogique ou méthode ascendante).

Ajoutez 10 à 20% de temps supplémentaire pour soulager vos collaborateurs du stress qui pourrait être causé par des délais serrés. Comme mentionné précédemment, il est pratiquement impossible de prédire une variété de facteurs qui peuvent changer le cours du développement du projet. Ci-dessous les méthodes pour estimer le coût d’un projet que propose la solution maestroPROJET :

ÉTAPE 3 : Confirmer la précision

Une fois que vous avez estimé votre budget, vous n’avez pas terminé. Vous devez absolument vous assurer que vos chiffres sont exacts. Cela ne se fait pas durant le projet, donc il faudra chercher d’éventuelles coquilles ou pire une faute de frappe ajoutant un 0 à un chiffre ! Si possible, à cette étape, faites-vous accompagner par le regard d’un expert et d’autres membres de l’équipe de projet pour vérifier le budget et vous assurer qu’il est correct.

ETAPE 4 : Mettre à jour le budget réel               

Malgré l’exhaustivité de l’étape précédente, au lancement du projet et tout au long de son cycle de vie, des changements vont avoir lieu et cela impactera nécessairement le budget du projet. 

A cette étape donc, vous devrez recalibrer votre budget au fur et à mesure que ces changements se produisent. Cette mise à jour doit être en temps réel (tout comme MaestroPROJET le permet).

Pour cela, vous devez permettre à votre équipe de travailler sur un espace où les informations circulent de manière instantanée afin que vous et toutes les parties prenantes soyez informés. Le plus tôt sera le mieux alors autant favoriser les outils ou la solution de gestion des projets qui vous permettent un suivi en temps réel du budget des projets, qui offres suivi du budget dans le portefeuille de projets. 

Travailler avec un tableur excel ne vous permet pas de bénéficier du temps réel et vous perdez un temps précieux et coûteux pour votre projet.

ETAPE 5 : Suivre les temps 

Suivre l’avancement des ressources permet de mieux appréhender et anticiper l’évolution du projet. Il est donc nécessaire que chaque membre de l’équipe puisse suivre le temps passé à réaliser une tâche. De cette façon, votre équipe aura un aperçu clair du temps et des efforts nécessaires pour investir dans chaque tâche. Cela devrait également les aider à identifier les domaines dans lesquels ils ont besoin d’améliorer leurs propres performances.

Pour ce qui est du budget, lorsque le travail est terminé, le temps estimé et réalisé doivent correspondre, si vous remarquez un retard en suivant les temps réalisés par votre équipe par rapport au temps que vous aviez prévu, alors anticipez l’impact que cela aura sur le budget. Si vous constatez que votre projet prend vraiment du retard, il est temps d’envisager une approche différente ou d’augmenter votre budget.

L’importance d’investir dans un logiciel de planification de projet

En 2021, impossible d’ignorer l’importance des outils collaboratifs. Ils ont notamment permis de préserver le travail distant à toutes épreuves, notamment l’année dernière. De nombreux outils de planification des projets vous proposent un suivi automatisé de l’évolution des budgets. Néanmoins ils sont peu nombreux à répondre aux attentes des responsables qui souhaitent une solution très simple, épurée, intuitive et surtout qui intègrent des KPI de suivi des budgets.  

Donc le bon logiciel de planification de projet ne fournit pas seulement l’état du projet en un coup d’œil : il permet la gestion efficace de tous les aspects du projet.

Pourquoi maestroPROJET est l’outil qu’il vous faut ?

MaestroPROJET est un logiciel de gestion de projet en ligne ou en mode hébergé. Cela signifie que vous bénéficiez des données sur votre tableau de bord en temps réel, afin que vous et votre équipe puissiez réagir rapidement aux changements. Bien évidemment, vous pouvez planifier votre budget sur notre logiciel, ajouter des dépenses et utiliser notre fonction de gestion des ressources pour affecter des ressources, des effectifs, des taux horaires, qui seront automatiquement ajoutés à votre projet. Au fur et à mesure que vos collaborateurs consomment le temps nécessaire à la réalisation de leur tâche, notre solution calcule automatiquement l’évolution sur le budget.

MaestroPROJET vous permet de réaliser la budgétisation de vos projets en quelques clics en vous laissons la possibilité de sélectionner la méthode d’estimation des coûts de votre projet la plus adaptée à votre besoin ; de gagner du temps sur le suivi et la gestion des ressources tout en vous offrant la possibilité de communiquer et de stocker vos documents au même endroit. 

Avec maestroPROJET, vous pouvez rester connecté(e) à votre budget à tout moment. Surveiller les résultats et les relier à l’allocation budgétaire est un moyen incroyable de maximiser l’efficacité. C’est en ce sens que cette solution facilite grandement ce travail et améliore la qualité de vie du projet, simple ou complexe.

L’importance d’avoir un logiciel de gestion de projet qui effectue un suivi en temps réel, comme le fait maestroPROJET, est qu’il vous donne les informations dont vous avez besoin pour vous remettre sur les rails le plus tôt possible en cas de dérapage sur les dépenses engager dans le cadre d’un projet