Agile et Scrum dans la gestion de projet

Pour comprendre ce qu’est Scrum il faut commencer par prendre le temps de comprendre ce qu’est Agile. Tout le monde en parle, c’est le maître mot pour toutes les équipes modernes et innovantes. Pourtant, il est parfois difficile de réellement cerner ce qu’est Agile.

Les valeurs Agile

Sur le plan technique, Agile est un système de valeurs qui doivent être intégrées, inculquées et projetées par les équipes sur n’importe quelles actions. Agile se base sur quatre valeurs et 12 principes qui sont largement détaillés dans le Manifeste Agile. 

Mais loin de rester sur le plan purement technique, Agile s’est transformé en véritable challenge pour tous les secteurs d’entreprises. Il n’est pas uniquement question de mettre en place des processus basés sur l’innovation, la livraison itérative et les feedbacks fréquents, il est surtout question de s’imprégner des valeurs qui ressortent de ces processus, à savoir la collaboration, la productivité, l’amélioration continue et le gain de temps.

Il existe toute une gamme d’approches basées sur Agile, mais la pratique la plus courante en gestion de projet est Scrum. Scrum est un des processus qui incarne les valeurs Agile mais qui a été conçu spécifiquement pour développer, livrer et supporter des produits complexes.

Les créateurs de Scrum (et cocréateurs d’Agile) Ken Schwaber et Jeff Sutherland ont développé The Comprehensive Scrum Guide, pour expliquer SCRUM. Mais cette explication peut être résumée comme suit :

• Le développement est effectué en cycles courts (sprint), d’une durée de 1 à 4 semaines ;
• À la fin de chaque itération, le client reçoit un produit (ou une partie de celui-ci) 
• L’équipe de développement coopère avec le client pendant tout le projet ;
• Les modifications apportées au projet sont mises en œuvre rapidement.

Les valeurs SCRUM

Avec SCRUM, le maître mot est la rapidité de sortie des produits sans pour autant que la qualité ne soit compromise. Scrum permet de délivrer un produit chaque fois plus fonctionnel, à des intervalles de temps spécifiques (allant de deux semaines à un mois), appelés sprints. 

Le Sprint est au cœur de Scrum, c’est même son composant principal. Il faut voir un Sprint comme un projet miniature. Un nouveau sprint commence immédiatement après la fin du précédent. Sur la base des résultats de chacun d’eux, une décision est prise : délivrer le produit tel quel, ou continuer à l’améliorer au Sprint suivant.

Scrum utilise des approches itératives. Autrement dit, ce mode de fonctionnement se base sur la répétition régulière d’un cycle complet de travail sur un produit avec une analyse continue des résultats de l’étape précédente et des ajustements. Scrum permet également une gestion poussée des risques.

Grâce au développement itératif, le produit peut être lancé rapidement, avec une fréquence élevée, et sa qualité peut être constamment améliorée en apportant constamment des améliorations et ajustements. Ainsi, une version fonctionnelle et potentiellement utile du produit est disponible à tout moment.

Scrum est facile à comprendre, mais difficile à maîtriser parfaitement. Il est basé sur la théorie de la gestion empirique, selon laquelle la source de la connaissance n’est rien de plus que l’expérience, et la source des décisions se base sur les données réelles. Le processus de gouvernance empirique repose sur « trois piliers » : la transparence, l’inspection et l’adaptation.

Les rôles dans Scrum

Dans la méthode Scrum traditionnelle, il existe trois rôles : le responsable du produit, le Scrum Master et l’équipe de développement. Cependant, avec le temps, de nouveaux rôles sont apparus, comme celui du client et de l’analyste commercial entre autres. Toutefois, nous ne présenterons que les rôles principaux communs à toutes les organisations fonctionnant avec la méthode SCRUM.

Le Scrum Master

Selon les approches, le « scrum master » est le leader-assistant de l’équipe. C’est lui qui implique le reste des participants dans le processus de travail, sans avoir d’autorité formelle. Cela aide surtout à comprendre la théorie et la pratique Scrum, ses règles et ses valeurs. En résumé, le Scrum Master tient les responsabilités suivantes : 

• Superviser le travail 
• Surveiller l’application correcte des principes Agile et des processus Scrum
• Faire des suggestions pour augmenter la productivité
• Préserver l’efficacité de l’équipe
• Organiser le travail de l’équipe et lui fournir tous les outils nécessaires

Ce que le Scrum Master ne fait pas : 

• Il n’interfère pas avec le travail.de l’équipe
• Il n’assigne pas de personnes à des tâches 
• Il ne force pas les membres à faire un travail 
• Il ne dicte pas les exigences au Product Owner 

Comme on peut le constater, c’est un rôle très difficile. Dans la gestion de projet classique, il y a un chef de projet. Mais le Scrum Master est plutôt l’équivalent d’un « administrateur ».  Les fonctions du Scrum Master sont beaucoup plus larges, mais il faudrait tout un article pour l’expliquer. 

Le Responsable produit

Aussi connu sous le nom de “Product Owner”, c’est une seule personne qui a le rôle d’intermédiaire entre le client et l’équipe de développement. Il est responsable du développement du produit à sa valeur maximale. Le responsable du produit : 

• Formule des exigences
• Priorise les exigences
• Ajuste les priorités à chaque sprint
• Est responsable de l’interaction avec le marché

Ce rôle requiert une combinaison des qualités suivantes :

• Avoir une implication personnelle dans le projet et ses résultats ;
• Être bon en rédaction d’exigences.

L’équipe SCRUM 

Une équipe Scrum est une petite équipe composée de cinq à neuf personnes en général (sans compter le Scrum Master et le Product Owner). La team qui doit partager des valeurs communes telles que le dévouement, le courage, la concentration, l’ouverture et le respect. Chaque équipe individuelle est extrêmement flexible et adaptative. 

Les équipes Scrum sont autoorganisées et inters fonctionnels. Il est bien connu que dans une entreprise traditionnelle, les programmeurs travaillent entre programmeurs et les comptables entre comptables. Mais dans Scrum, au contraire, il y a des spécialistes de différents domaines dans une même équipe : développeurs, testeurs, designers, représentants d’entreprises, etc. Tout le monde a la même responsabilité au niveau du produit.

L’équipe est responsable du développement des produits dans le cadre des Sprints. Elle détermine donc en toute autonomie : :

• La durée du sprint
• L’organisation du travail
• L’ordre des tâches

Malgré cette grande autonomie, l’équipe ne prend pas de décisions et n’établit pas les priorités des exigences.

Comment maestroPROJET s’adapte aux différents rôles Scrum ?

L’une des plus importantes valeurs dans la méthode Scrum est la transparence de l’information. Tout le monde a besoin de savoir ce qui se passe dans le projet afin d’aider l’équipe à atteindre les résultats souhaités. À tout moment, chacun peut exprimer son avis sur des questions en suspens ou se porter volontaire pour aider un collègue en retard par exemple. D’où l’importance de fournir à l’équipe un espace de travail permettant la circulation instantanée de l’information. C’est là qu’intervient maestroPROJET.

Avec son système de gestion de droits adapté au Scrum Master, la solution permet à chacun de jouer son rôle en partageant les bonnes informations au bon moment depuis un espace collaboratif. 

MaestroPROJET permet la gestion des Sprints, des incidents et des priorités avec facilité. C’est un outil particulièrement adapté pour les équipes agiles puisqu’il permet une gestion poussée des projets complexes à partir d’un système de données consolidées et constamment à jour. 

Les événements Scrum

Scrum implique quatre types d’événements formels :  stand-up, planification de sprint, revue de sprint et rétrospective.  Les créateurs de cette méthode estiment que grâce à cette approche, on peut rapidement résoudre des problèmes de tous types de complexité et être créatif dans la création de produit.

Le Sprint Planning

C’est une réunion de planification de sprint. Réalisé par toute l’équipe avant le début du sprint, c’est le moment où l’équipe sélectionne les exigences dans le Backlog Produit (liste évolutive des besoins et exigences du client) et génère un Backlog Sprint.

C’est durant le sprint planning que l’équipe prend en compte la relation entre les opérations, décompose les exigences en tâches, évalue les coûts en main-d’œuvre, évalue les problèmes et pose des questions au Product Owner.

Un sprint planning est simple mais extrêmement complexe dans son contenu. Au début du projet, cela peut prendre 5 à 6 heures. 

Le Daily Scrum

C’est une réunion d’équipe quotidienne comme son nom l’indique. Cette réunion a toujours lieu à la même heure, tout le monde est debout par conséquent, la durée du Daily Scrum ne dépasse pas 15 minutes. En principe, pour ne pas déborder, chacun ne doit répondre qu’à 3 questions : 

• Qu’est-ce que j’ai fait hier ?
• Que vais-je faire aujourd’hui ?
• Quels sont les problèmes que je rencontre ?

Le Scrum Master suit le déroulement de la réunion, encourage les participants à parler pleinement et à écouter les autres. En général, on recommande aux Scrum Masters de ne pas trop interférer avec la réunion si elle se déroule bien. Il faut que ce moment reste un rituel de l’équipe.

La Sprint Review

À la fin de chaque sprint, l’équipe doit faire la démonstration du produit au Product Owner que le résultat soit mauvais ou excellent. Le produit est passé en revue, les nouvelles exigences sont recueillies. Si cette étape n’est pas respectée, elle discrédite tous les avantages des processus agiles.

La Rétrospective

C’est un rituel visant à partager des expériences au sein de l’équipe. Cette réunion a lieu après la Sprint Review. Toute l’équipe et le Scrum Master y sont présents. C’est à ce moment que l’équipe répond aux questions suivantes :

• Quelles décisions l’équipe devrait-elle prendre pour rendre le processus plus prévisible ?
• Quels problèmes empêchent l’équipe de remplir ses obligations ?
• Comment améliorer l’interaction avec le Product Owner ?
• Quelles erreurs l’équipe fait et pourquoi ?

Après un vote général, les décisions sont prises pour exécution à partir du prochain sprint. 

Comment MaestroPROJET simplifie les événements SCRUM ?

MaestroPROJET rend l’échange d’information au sein de l’équipe simple et fluide, permet de se familiariser et de maîtriser le SCRUM. Toutes les fonctionnalités sont pensées pour permettre à tous les collaborateurs d’observer l’évolution du travail d’équipe au quotidien. 

Grâce à une fonctionnalité spécifique aux instances de gouvernance, les évènements sont tenus avec l’appui d’outils d’aide à la prise de décision et de fonctions destinées à la gestion des incidents.