La matrice des responsabilités (RACI) intervient pour synthétiser tous ces éléments pour une tâche donnée. Elle va donc reprendre toutes les activités et autorités de prise de décision dans une organisation par rapport aux rôles de chacun. Lorsqu’elle est réussie, la matrice RACI efface et résolve toute ambiguïté et permet de mieux répartir la charge de travail entre les acteurs du projet.
Comment se structure la matrice RACI ?
Les rôles RACI
RACI est l’initiale des 4 rôles qui permettent de structurer la matrice. Ces rôles sont les suivants :
Responsible (Réalisateur) :
Même si vous seriez tenté(e) d’associer ce rôle au responsable, ce n’est pas le cas. Le responsible correspond à celui qui fait l’action en exécutant la tâche, son réalisateur. C’est lui qui travaille sur la tâche.
Accountable (Approbateur) :
C’est le Responsable de celui ou ceux qui exécutent la tâche. Il arrive aussi qu’un Responsible soit également un Accountable. Dans tous les cas, c’est celui qui valide la réalisation du Responsible. Il doit également rendre des comptes. Ce rôle est unique et clairement défini pour une tâche donnée. En cas de problème, l’équipe doit savoir exactement qui est le référent de la tâche.
Consulted (Consulté) :
Ce sont les personnes compétentes et expertes dans leur domaine qui sont donc à consulter à tout moment pour éviter tout blocage ou manque d’information.
Informated (Informé) :
Ce rôle correspond aux personnes qui doivent être informées de l’évolution de la tâche et tenues au courant pour tout élément concernant la tâche.
Support :
Il existe une variation du RACI qui introduit un rôle supplémentaire : le Support. La matrice prend alors le nom de RASCI. Comme son nom l’indique, ce rôle est attribué à toute personne en mesure d’apporter un soutien dans l’activité.
Une analyse RACI est très utile pour :
- – Identifier rapidement les personnes ou services surchargés
- – S’assurer que les fonctions et processus clés ne sont pas négligés.
- – Rendre claire l’information des nouveaux arrivants concernant leurs rôles et responsabilités
- – Redistribuer efficacement les tâches entre les groupes et les individus
- – Documenter le statu quo des rôles et responsabilités dans une organisation
L’élaboration de graphiques RACI soulève de nombreux problèmes organisationnels car elle concilie les trois éléments des rôles et des responsabilités qui sont les suivants :
- – La conception du rôle : ce que les gens pensent de leur travail.
- – L’attente du rôle : ce que les autres membres de l’organisation pensent de la fonction professionnelle d’une autre personne et comment elle devrait être exécutée à leurs yeux.
- – Le comportement du rôle : ce que les gens font réellement dans l’exercice de leur fonction.
Même s’il n’est pas extrêmement populaire en gestion de projet, le RACI est un outil utile qui peut être surutilisé et qui peut vite servir de fourre-tout. Ce n’est pas l’objectif ! Soyez donc sensible à la structure de l’activité, votre matrice doit être raisonnable de façon se concentrer sur la raison initiale pour laquelle le RACI a été entrepris. Plutôt que de créer un RACI parfait couvrant l’organisation avec exhaustivité, soyez réaliste et comprenez que dans les faits, il est surtout là pour faciliter les processus lors de points bloquants.
5 signes qui prouvent que vous avez besoin d’un RACI :
Signe 1 : Les décisions sont prises sans transparence
Imaginez que votre supérieur annule systématiquement vos décisions quand bon lui semble. Même lorsque cela n’empiète pas sur son périmètre. Le RACI intervient pour éviter les sorties de périmètres dans ce type de situations.
Signe 2 : Les processus d’approbations ralentissent le travail
Si vous avez déjà eu le sentiment que le processus d’approbation, même pour l’élément le plus simple, est trop long, c’est le signe que vous avez besoin de la matrice.
Signe 3 : Le champ d’action n’est pas clairement défini
Lorsque le champ d’action n’est pas clairement défini, il est inévitable que les ressources finissent par travailler sur les mêmes données. Quelle perte de temps !
Signe 4 : Certaines activités ne sont pas sous contrôle
«Les choses passent toujours entre les mailles du filet». Si vous vous êtes déjà dit cela dans votre organisation, c’est que certains éléments échappent à votre surveillance ou à celle de votre collaborateur. Le souci, c’est que cela finit toujours par poser un problème qui bloquera ou impactera l’avancement du projet.
Signe 5 : Vous avez des responsabilités mais pas d’autorité
Vous avez des responsabilités, autrement dit des charges auxquelles vous êtes tenu(e) de répondre. Mais si vous n’avez pas l’autorité sur ces charges, comment faire en cas de blocages ? La référence du RACI doit pouvoir répondre à ce questionnement.
Maîtriser le RACI avec Maestroprojet
Le RACI peut être réalisé manuellement, mais il peut vite devenir fastidieux et contraignant en cas de changement de dernière minute. Avec maestroPROJET, travailler sur ses projets devient un jeu d’enfants. Et c’est valable pour la matrice RACI !
Notre solution offre à ses utilisateurs plusieurs présentations possibles du RACI. Ses présentations sont plus simples à réaliser et agréables à visualiser. En quelques clics, répartissez les rôles de l’équipe, liez-les aux tâches déjà créées et exportez ces informations en toute sérénité.
Comment bien interpréter une matrice RACI une fois réalisée ?
L’analyse verticale (fonction par fonction) :
Trop de R :
Si il y a trop de R sur la matrice dans le sens vertical, posez-vous les bonnes questions : est-il possible pour une seule personne de réaliser autant d’activités ? Les activités en question peuvent-elles être divisées afin d’être plus faciles à gérer ?
Trop de A :
Existe-t-il une véritable «séparation des tâches» ? Peut-être que d’autres personnes devraient prendre la responsabilité de certaines des tâches pour alléger la personne « overbookée » ?
Trop de C :
Tenir le rôle de Consulted demande de la disponibilité, si une seule personne tient ce rôle beaucoup trop de fois, cela pourrait ralentir l’avancement de l’activité. Essayez tout de même d’y penser
Pas de cases vides :
Si toutes les cases verticales d’un acteur sont remplies, cela signifie que cette personne est impliquée dans toutes les tâches. Toute l’organisation du projet dépend d’une seule personne. Est-ce une bonne façon de procéder ? Qu’advient-il en cas d’absence de cette personne ? Une répartition plus équitable est vivement conseillée.
L’analyse horizontale (tâche par tâche) :
Pas de R :
L’absence de réalisateur dans votre matrice est une mauvaise chose. Qui fait le travail et fait avancer les choses ? Une tâche ne peut avancer sans son exécutant, c’est le moteur du projet, il est important que ce rôle soit clairement défini et distribué.
Trop de R :
Au contraire, si votre matrice présente plus d’exécutants qu’il n’en faut ce n’est pas mieux. Cela signifie que certains travaillent forcément plus que d’autres et que les charges affectées ne sont pas optimisées.
Pas de A :
Qui s’assure de l’exécution de la tâche, qui gère les retards ? Vous devriez pensez à attribuer ce rôle à une personne car il est essentiel.
Trop de A :
Cela peut créer de la confusion s’il y a trop de A, car chaque personne responsable a le sentiment qu’elle a le dernier mot sur la façon dont le travail doit être effectué. Une porte ouvertes aux conflits et aux processus de prise de décision trop longs.
Trop de C :
Tous les rôles doivent-ils être régulièrement informés ou seulement dans des circonstances exceptionnelles ? Demandez-vous si c’est vraiment nécessaire car un trop grand nombre de C dans la boucle peut ralentir le processus.
Pas de cases vides :
Si il n’y a aucun espace vide cela signifie que tout le monde est occupé. Est-il judicieux que chacun soit impliqué dans autant d’activités ? Quelle marge laissez-vous en cas d’imprévus : aucune ! –
