Comme chaque équipe projet le sait, la création d’un produit s’accompagne d’un flux important d’informations. Entre les directives à suivre, les processus à respecter et les spécifications à constamment garder à l’esprit. Imaginez-vous la quantité d’informations pourtant déterminantes qui passent entre les mailles du filets. Plus concret encore, imaginez que certains fichiers importants soient dispatchés dans des dossiers aléatoires ou des fils de discussions distinctes. Vous n’allez tout de même pas faire cette rentrée en répétant interminablement le même schéma.

Avez-vous pensé à quel point tout ce que nous venons de citer peut être frustrant pour votre équipe. Les espaces de travail conçus pour le travail collaboratif sont pensés pour faciliter la création, la recherche et la modification de toutes les informations importantes dont votre équipe a besoin. Parce qu’en fin de compte, disposer d’une documentation clairement définie aide à rationaliser les processus et à livrer des produits et des fonctionnalités de meilleure qualité et bien sûr plus rapidement. 

Toujours pas convaincu(e) ? Voici cinq façons dont votre équipe peut tirer le meilleur parti d’un espace de travail collaboratif tel que maestroPROJET :

1. La productivité reboostée

L’augmentation de la productivité est la principale raison pour laquelle vous ne pouvez pas manquer le train en marche. Calculez le temps qu’il faut à un employé pour se rendre au travail et en revenir. A cela, ajoutez le temps qu’il faut pour s’installer sur son poste, lire ses mails etc… Sans compter le temps perdu à naviguer dans les nombreux dossiers et fichiers de travail. Tout ça bien évidemment dans le compteur du temps de travail. En passant aux espaces de travail collaboratifs, les collaborateurs passent un minimum de temps d’une application à l’autre car tout est facilement accessible

2. Toute la documentation centralisée

Utilisez les espaces de travail d’équipe c’est surtout stocker le travail au même endroit. Votre feuille de route, les documents ou autres spécifications. Un tel espace, c’est aussi la possibilité de partager ces informations, au bon moment, au bon endroit sans s’emmêler les pinceaux ! Et puis, avec Maestroprojet, l’information peut même être partagée avec les clients, pour vous assurer de ne jamais perdre de vue les besoins et les objectifs finaux. Plus de documents perdus ou de pièces manquantes, plus de mails intempestifs et de dossiers désordonnés. Bref, une meilleure organisation pour gagner en productivité.

3. Le partage des bonnes pratiques

Lorsque l’on travaille en équipe, la cohérence est la clé. Utilisez les espaces de travail collaboratifs peut aussi être le moyen de permettre à tout le monde à accéder à la documentation concernant les bonnes pratiques. C’est très important pour que tout le monde parle la même langue. Le partage d’information est au coeur de la stratégie. Avec MaestroPROJET, diffuser librement vos directives afin que l’ensemble de l’équipe en tire parti. 

4. La synchronicité pour mieux travailler 

Avez-vous déjà pensé au fait que le travail sur un espace collaboratif permettait de synchroniser l’équipe ? Travailler de manière synchronisée, c’est garder l’équipe sur la bonne voie. Le fait de travailler concrètement depuis le même endroit, même si chacun est en réalité sur des postes de travail différents, cela permet un flux de travail plus rapide et plus efficace. La planification rapide, le suivi instantané, les informations centralisées, ce sont ces nombreuses fonctionnalités qui font la différence d’un tableur Excel. Et ça, pour le plus grand bien et le confort de l’équipe.

5. Gagner en flexibilité

Préserver le travail de l’équipe à toute épreuve, c’est indispensable pour ne pas compromettre le projet. C’est un constat que nous avons tous pu faire depuis les expériences de confinement que le monde à connu. Heureusement, les managers qui avaient déjà compris les avantages des outils collaboratifs ont pu s’adapter à la situation. Pourtant, encore aujourd’hui, nombreuses sont les équipes qui ne bénéficient pas de tels outils.