01. La sécurité

Pour savoir quel logiciel de gestion de projet choisir, la sécurité est l’élément le plus déterminant. Tout d’abord, cela concerne la sécurité des données personnelles. Ainsi, l’outil de gestion de projet de votre choix doit être conforme aux exigences de la CNIL. Il doit donc englober tous les aspects du RGPD (Consultez notre article sur le RGPD). 

Ensuite, l’outil devra assurer la sécurité des données de gestion. En effet, l’espionnage industriel augmente. Il serait donc plus stratégique de privilégier les solutions proposant un hébergement sur des serveurs localisés en France par exemple. Il est vivement conseillé de favoriser les fournisseurs discrets qui ne  communiquent pas les noms de leurs clients sur les sites. En effet, une fois lorsque les fournisseur révèlent leurs identités, ces derniers subissent fréquemment des attaques informatiques. 

Pour finir, la sécurité implique également des mesures d’hygiène sécuritaire ainsi que la réalisation d’audits. Sur simple demande de votre part, tout fournisseur se doit de vous transmettre les pièces justificatives des mesures de sécurité (les audits sécurité pouvant être réalisés par un prestataire).

02. Les fonctionnalités

Les “outils gadgets” sont nombreux sur le marché. Ils donnent le sentiment d’être complets mais en réalité ne permettent pas de gérer tout les projets selon leur typologie, leur degré de complexité ou les différents profils d’acteurs de l’organisation. 

En réalité, ce qui compte, ce n’est pas le nombre de fonctionnalités que propose une solution. Il est préférable de privilégier une solution pour gérer vos processus de management. Une solution pour intégrer les workflows spécifiques à votre organisation. Par exemple : un circuit de demandes et de validation des projets,  de lancement, de pilotage et de clôture des projets conformément aux préconisations du PMBOK (Consultez notre article sur le PMBOK). 

Pour savoir quel logiciel de gestion de projet convient, pensez que celui-ci doit impérativement faciliter la vie de ses utilisateurs. Il doit aussi prendre en compte leur périmètre d’intervention. Privilégiez les fonctionnalités de gestion des budgets, KPI. Des fonctionnalités pour les comités de pilotage, suivi des tâches. Pour la gestion des ressources en mode « backup », saisie des temps, estimation d’avancement. Sans compter le suivi des charges, l’accès en lecture des données aux acteurs externes… Evidemment, la liste est non exhaustive.

03. Le mode collaboratif

La notion de travail collaboratif est en vogue. Tout comme l’est la vision « 360 degrés » . Ce mode est un moyen incontournable qui assure la réussite des projets. C’est donc tout naturellement que les offres de solutions collaboratives sont apparues sur le marché. 

En réalité, peu d’outils de gestion de projet sont réellement efficaces pour organiser tous les processus du travail collaboratif. En effet, la solution adéquate ne doit pas seulement reposer sur des fonctionnalités comme le chat instantané ou la web conférence. Il doit aller plus loin en offrant un véritable écosystème commun et interactif, qui facilite la collaboration et implique mieux les acteurs.

En gestion de projet, chaque activité génère son lot de problèmes, d’imprévus ou de doutes. Il est important de trouver une solution offrant des supports de communication tels que le système de forum, de FAQ ou encore la possibilité de commenter les données. Les fonctionnalités de partage sont également essentielles pour permettre un travail commun plus fluide. La solution de votre choix permettra à ses utilisateurs l’ajout de documents ou encore l’accès à un annuaire des membres de l’organisation.  

Pour finir, le logiciel de gestion que vous devrez choisir vous permettra d’ optimiser le travail distant et mobile en possédant une version « mobile » pour smartphone suffisamment étoffée en terme de fonctionnalités.  

La combinaison semble compliquée, mais après un effort de recherche et de comparaison, il est tout à fait possible de trouver l’offre qui couvre tous ces besoins pour la gestion de projet et de portefeuilles.

04. Le suivi et la capitalisation

Pouvoir gérer et exploiter toute l’information autour de l’avancement des projets est indispensable pour une maîtrise optimale. L’idéal serait donc une solution qui permette de dématérialiser les compte-rendus. Une solution qui organise et structure les instances projets (les comités de direction, de pilotage, etc.).  Un outil qui rende possible le suivi en temps réel de l’avancement des projets.

Les fonctionnalités de reporting permettent aux utilisateurs de récolter en toute facilité des statistiques et données pour une analyse constante en temps réel des avancées. Dans un soucis de démarche qualité, la solution devra également posséder un dispositif de capitalisation sur les retours d’expériences et bilans.

05. La facilité d’utilisation

Trop d’outils complexes sont déployés dans les organisations et suscitent le mécontentement des utilisateurs. Certains éditeurs oublient qu’un outil sert à faire gagner du temps à l’utilisateur dans l’organisation. 

Nul besoin d’être un utilisateur expérimenté en gestion de projet.  Autrement dit, c’est à l’outil de s’adapter aux processus métiers. C’est ce dernier qui doit être simple à utiliser avec une sa prise en main rapide. 

Les utilisateurs n’ayant pas les mêmes niveaux de compétences pour utiliser les outils bureautiques, la solution doit faciliter la génération automatique des exports de données, graphiques, supports de reporting. Une solution facile d’utilisation possède des interfaces intuitives un design « user-frendly ».

06. L’agilité

L’agilité réside dans le fait qu’une solution de gestion de projet permet de gérer tous les types de projets, des plus simples aux plus complexes. Pour ce faire, elle doit rendre possible l’implémentation de plusieurs méthodologies de gestion des projets (Agile, Prince 2, cycle en V, etc.).Si ce n’est pas le cas, passez à un meilleur outil. 

Par ailleurs, elle doit être exploitable par l’ensemble des services de l’organisation. Elle doit permettre de travailler n’importe où et de suivre en temps réel les avancées de vos collaborateurs à distance. Les solutions SaaS (Software as a Service) offrent cette agilité à leurs utilisateurs.

07. L’offre commerciale

Le dernier critère pour choisir votre logiciel de gestion de projet est l’offre. Vous remarquerez que les logiciels gratuits de gestion de projet possèdent quasiment tous une version payante. Et ce n’est pas un hasard ! 

Comme souvent ces offres gratuites sont très limitées. Leurs fonctionnalités ne sont adaptées que partiellement aux entreprises : capacités de stockages réduites, fonctionnalités basiques, impossibilité d’intégrer les workflows spécifiques à l’entreprise, etc… 

Même dans le cas des solutions open source, les offres gratuites sont trompeuses. Une fois que vos données intégrées, vous êtes contraints de prendre des options payantes qui ne seront pas forcément en phase avec vos processus de gestion.  

Une bonne offre commerciale est suffisamment ouverte. De cette façon, elle permet aux clients, si nécessaire, de personnaliser leur solution pour l’adapter à l’organisation des entreprises.