Apprendre à communiquer efficacement au sein d’une équipe peut être particulièrement complexe, d’autant plus lorsqu’une épidémie s’en mêle. Et même s’il existe de nombreux livres pour vous conseiller, quand il s’agit de relations humaines, la théorie ne suffit pas toujours.

Vous n’avez pas besoin de tout savoir sur la communication, vous avez surtout besoin d’efficacité. Rechercher l’efficacité, c’est adopter une méthode de communication qui permet de maximiser la productivité et minimiser la confusion. Il n’y a rien de pire que de faire partie d’une équipe, mais de ne pas savoir exactement quel rôle chacun joue, quels pouvoirs de décision chaque collaborateur a et quand communiquer avec ses collaborateurs. 

Pensée n°1 : Qui prend vraiment les décisions ?

Ne pas savoir à qui parler lorsqu’une certaine situation survient est l’un des moyens les plus rapides de créer la confusion et l’inefficacité. Si vos employés ne comprennent pas tout à fait comment communiquer correctement, ils risquent de se taire quand quelque chose ne va pas, ou de le signaler à la mauvaise personne, ce qui conduit à un manque d’action. Ce problème est encore plus notable dans les équipes mobiles dont les managers ne peuvent jamais être physiquement au même endroit. Face à ces défis, à vous d’anticiper en cherchant comment aider les membres de votre équipe à savoir à qui parler dans une situation précise. Si vous ne le faites pas, vos employés ne vous le diront pas et les informations auront tendance à ne pas toujours être remontées au bon endroit.

Vous pouvez proposer un contenu graphique visuellement attractif montrant subtilement mais clairement le rôle de chacun dans l’équipe. Cela doit être subtile car cela pourrait être intimidant pour certaines personnes qui se bloqueraient automatiquement à toute prise d’initiative. Votre graphique  peut simplement montrer qui est responsable de quoi, quand les contacter, le temps et les moyens pour les atteindre. 

Les utilisateurs de maestroPROJET apprécient particulièrement l’annuaire intégré dans leur compte qui leur permet de toujours connaître les rôles et informations de contact de chacun. 

Pensée n°2 : Je ne ressens pas l’esprit d’équipe…

Si les membres de votre équipe ne ressentent pas l’esprit d’équipe, le premier réflexe ne sera pas de vous le faire savoir, il sera plutôt de perdre de la motivation et  de se détacher émotionnellement de l’équipe. Hors, comme nous l’avons déjà abordé dans cet article, le capital  émotionnel doit être pris en compte pour la réussite de tout projet. 

L’une des premières choses que vous pourriez convenir pour rapprocher les collaborateurs entre eux est la fréquence de communication. Différents membres de l’équipe peuvent avoir des attentes différentes quant à cette fréquence. S’il y a un décalage entre les attentes d’un membre de l’équipe, la frustration peut survenir. Trouvez une fréquence juste et adaptée. Attention, car certains membres se sentiront également dépassés par une fréquence trop importante.

Pensée n°3 : Je ne sais jamais quand c’est le bon moment pour communiquer…

Il est essentiel que la parole soit toujours libre dans une équipe de travail. Les managers doivent créer un espace permettant d’encadrer cette parole. Sans ce cadre, vos employés n’oseront pas toujours “déranger les autres”.  À quelle moment les membres de l’équipe doivent-ils réserver un temps dans leur planning pour répondre ? Quel moment de la journée est le plus efficace pour un échange ? L’équipe doit-elle discuter le week-end ? Cette question est particulièrement importante pour les équipes distantes opérant avec différents fuseaux horaires. 

Posez un cadre, convenez des situations appropriées pour la communication. Bien sûr tout le monde devrait être d’accord avec celui-ci. Si certains membres de l’équipe s’attendent à des interactions le week-end et que d’autres ne le souhaitent pas, la productivité et le moral peuvent être affectés. 

Pensée n°4 : J’ai besoin de travailler seul(e)

Travailler en mode collaboratif ne signifie pas que chacun perd sa part d’individualité et d’autonomie. Bien au contraire, il faut être capable de travailler en autonomie pour que l’équipe avance réellement. Pourtant, il arrive que le besoin de rapprocher les équipes et de les permettre de communiquer prennent le pas sur l’individualité de chacun. Un excès de communication peut être contre productif et peut provoquer un détachement durable chez un employé. Essayez de trouver un niveau de communication confortable pour tout le monde. Identifiez les profils de chacun et permettez à l’équipe de ne pas toujours être “hyperconnectée”.

Pensée n°5 : Je ne me sens pas intégré(e) dans l’équipe

Il y  aura toujours un ou plusieurs membres qui se sentiront sur le bas côté. Même si la majorité de l’équipe est à l’aise, il faut justement être à l’écoute de ceux qui prennent un chemin différent. Si vous n’identifiez pas ceux qui ne se sentent pas à l’aise, ils ne viendront pas  à vous. Engagez-vous régulièrement et activement avec toute l’équipe pour vous assurer que tout le monde est satisfait de la façon dont les choses se passent. Les questions suivantes peuvent être utiles si vous souhaitez évaluer le fonctionnement de votre plan de communication d’ équipe : 

1. Qu’est-ce qui fonctionne bien dans notre communication actuelle ? 

Poser cette question vous donne un réel retour sur ce que les membres de l’équipe aiment. Poser cette question permet également de cadrer la discussion dans un contexte positif et constructif. Il peut être facile de se concentrer sur ce qui ne fonctionne pas, alors n’oubliez pas de concentrer les gens sur les bons points. 

2. Que changeriez-vous dans notre communication actuelle ?

Parfois, les membres de l’équipe peuvent avoir des problèmes avec la communication actuelle de l’entreprise, mais ils sont timides ou hésitent à en parler. En prenant l’initiative et en posant la question, vous donnez aux gens la permission et l’espace pour proposer des améliorations. 

3. Pouvez-vous penser à une situation spécifique où vous étiez satisfait ou déçu de notre processus de communication ? 

Il peut être difficile d’imaginer exactement de quoi parlent les membres de l’équipe sans exemples concrets avec lesquels travailler. Au lieu de chercher des commentaires généraux, essayez d’obtenir des exemples spécifiques qui illustrent les commentaires formulés. Vous devez être en mesure de cerner l’essence du problème. 

Pensée n°6 : J’ai besoin de vrais outils pour travailler

En tant que manager, vous savez à quel point il peut être fastidieux d’échanger par mail ou de devoir passer le plus clair de son temps à laisser des messages vocaux en espérant être vite rappelé. Cela hachure la discussion et on peut vite perdre le fil. 

Vos employés ont besoin d’outils pour travailler, d’autant plus s’ils sont amenés à télétravailler. Les outils collaboratifs sont essentiels dans ce sens puisqu’ils permettent de centraliser la communication au même endroit sans perdre le fil. Des outils tels que maestroPROJET ont été pensé spécifiquement pour éliminer toutes les actions de communication superflues et de se centrer sur l’essentiel : les projets.

Aussi, lorsqu’un employé a besoin d’être à jour sur les informations liées à l’activité d’un projet, il faut que celui-ci sache où aller. Investissez dans des outils de communication adéquats et observez le changement.

Pensée n°7 : Je manque de temps…

Le temps est une ressource vitale pour la gestion des organisations. Si un employé a le sentiment de manquer de temps, il se sentira peu écouté, incompris et cela pourrait le démotiver sur le long terme. Lorsque vous donnez une tâche à un membre de l’équipe, vous devez d’abord vous assurer qu’il ait tous les moyens de la réaliser. Logique non ? Pourtant, dans les faits, de nombreuses personnes se plaignent de cela.  Avant d’attribuer des tâches, assurez-vous de la disponibilité de chaque ressource.